Informationspflicht
Angaben nach Art. 13, 14 24.03.2020
Datenschutzinformationen für Kunden, Eigentümer, Mieter, andere Vertragspartner und Interessenten.
Informationen zum Datenschutz über unsere Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen von vertraglichen oder vorvertraglichen Maßnahmen nach Artikel 13, 14 und 21 der Datenschutzgrundverordnung.
Liebe Kundin, lieber Kunde, liebe/r Interessent/in, liebe/r Vertragspartner/in,
gemäß den Vorgaben der Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) informieren wir Sie hiermit über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie Ihre diesbezüglichen datenschutzrechtlichen Rechte. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach den angefragten bzw. vereinbarten Leistungen. Um zu gewährleisten, dass Sie in vollem Umfang über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Erfüllung eines Vertrags oder der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen informiert sind, nehmen Sie bitte nachstehende Information zur Kenntnis.
1. Angaben zum Verantwortlichen
a.) Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechtes
b.) Vertreter gemäß Artikel 4 Abs. 7 EU-DSGVO
c.) Datenschutzbeauftragter
2. Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung
a.) Zweck der Verarbeitung
- Durchführung der Pflichten, die sich aus dem Verwaltervertrag und/oder Mietverwaltervertrag und/oder Sondereigentumsverwaltervertrag und/oder Bruchteilverwaltungsvertrag und/oder Verkaufsauftrag und/oder Vermietungsauftrag ergeben
- Angebotseinholung, Beauftragung und Ausführung von erforderlichen Handwerksarbeiten, Wartungsarbeiten an Miet- und Eigentumsobjekten, sowie an technischen Einrichtungen der Objekte
- Erstellung oder Beauftragung zur Durchführung von Heizkostenabrechnungen, Betriebskostenabrechnungen
- Durchführung von Tätigkeiten betreffend die gesamte Miet-Treuhandschaft und/oder WEG-Treuhandschaft seitens der Hausverwaltung (z.B. Verwaltung und Disponierung des Geldverkehrs, Kontoeröffnung bei Banken)
- Wahrnehmung der Verkehrssicherungspflichten (inkl. TÜV Kontrollen und Brandschutz, sowie Beachtung technischer Verordnungen (z.B. Heizungsanlagen, Fahrstuhleinrichtungen, Lüftungsanlagen)
- Überwachung von Zahlungseingängen
- Einleitung von Klagen bei Zahlungsrückständen (z.B. Hausgeld, Mieten + Nebenkosten)
- Verwaltung von Geldmitteln auf Girokonten, Tagesgeldkonten, Sparbüchern
- Kontrolle von Ein- und Ausgangsrechnungen
- Korrespondenz mit Eigentümern, Mietern und Dienstleistern
- Bearbeitung von Beschwerden und Verstößen gegen die Hausordnung
- Terminabstimmungen mit Eigentümern, Mietern und Dienstleistern
- Einberufung und Durchführung von Eigentümerversammlungen, Mieterversammlungen
- Erstellung von Beschlussniederschriften inkl. Versendung an die Eigentümer
- Unterstützung bei Veräußerungen, Vermietung oder gewerblicher Nutzung
- Telefonate mit Beiräten, Eigentümern, Mietern, Dienstleistern, Interessenten
- Verkauf und Vermietung von Immobilien jeglicher Art
- Bearbeitung von Anfragen zu Betroffenenrechten DSGVO und/oder Kommunikation mit Datenschutzbehörden
b.) Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), sofern diese für eine Vertragsbegründung, -durchführung, -erfüllung sowie zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind. Soweit zur Anbahnung oder Durchführung eines Vertragsverhältnisses oder im Rahmen der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen personenbezogene Daten erforderlich sind, ist eine Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO rechtmäßig.
Erteilen Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z.B. Weitergabe an Dritte, Auswertung für Marketingzwecke oder werbliche Ansprache per E-Mail), ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden (siehe auch Punkt 4.b.).
Sofern erforderlich und gesetzlich zulässig, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentlichen Vertragszwecke hinaus zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Darüber hinaus erfolgt eine Verarbeitung ggf. zur Wahrung berechtigter Interessen von und oder Dritten sowie zur Abwehr und Geltendmachung von Rechtsansprüchen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Gegebenenfalls werden wir Sie unter Angabe des berechtigten Interesses gesondert informieren, soweit dies gesetzlich vorgegeben ist.
3. Datenkategorien, Quellen, Empfänger, Drittländer
a.) Kategorien personenbezogener Daten
Wir verarbeiten nur solche Daten, die mit der Vertragsbegründung bzw. den vorvertraglichen Maßnahmen in Zusammenhang stehen. Dies können allgemeine Daten zu Ihrer Person bzw. Personen Ihres Unternehmens sein (Name, Anschrift, Kontaktdaten, etc.) sowie ggf. weitere Daten, die Sie uns im Rahmen der Begründung des Vertrags übermitteln.
Wesentliche Datenkategorien sind:
- Name
- Adresse
- Geburtsdatum, Geburtsort
- Telefonnummer (Mobil sowie Privatnummer & Geschäftsnummer)
- Daten zu Kontonummern und Geldinstituten
- E-Mail-Adressen (zur Korrespondenz von Ihnen überlassenen E-Mail-Adressen)
- Lage Ihres Objekts (Wohnung, Garage, Grundstück, etc.)
- Höhe der Beiträge der gemeinschaftlichen Ausgaben (WEG)
- eventuelle Zahlungsrückstände
- eventuelle Zahlungsüberschüsse
- eventuelle offene Forderungen
- Legitimationsdaten (Personalausweis bei Immobilienverkauf und Vermietung)
- Bonitätsdaten
- Daten aus Dokumentationen (z.B. Beratungs-. Tagungs-, Versammlungsprotokolle)
- Umsatzdaten aus Zahlungsverkehr
- Daten aus Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen
- Daten über Nutzung unserer Leistungen über Telemedien (Webseiten, Newsletter, Apps)
- Authentifizierungsdaten (Unterschriften)
- Zahlungsaufträge
b.) Quellen der Daten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen der Kontaktaufnahme bzw. der Begründung eines Vertragsverhältnisses oder im Rahmen vorvertraglicher Maßnahmen von Ihnen erhalten bzw. die wir über folgende Quellen erhalten haben:
- Durch Weitergabe der Daten über die Beiräte der WEG
- Durch Weitergabe der Daten durch vormalige Hausverwaltung
- Durch Übermittlung von Daten durch Auskunfteien
c.) Empfänger der Daten
Wir können personenbezogene Daten an mit uns verbundene Unternehmen übermitteln, soweit dies im Rahmen der unter Punkt 2.a. dieser Datenschutzinformation dargelegten Zwecke und Rechtsgrundlagen zulässig ist.
Ihre personenbezogenen Daten werden in unserem Auftrag auf Basis von Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 DSGVO verarbeitet. In diesen Fällen stellen wir sicher, dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO erfolgt. Die Kategorien von Empfängern sind in diesem Fall
- IT Dienstleister
- Rechenzentrumsbetreiber
- Softwarehersteller oder Software Dienstleister
- Internet- und Maildienstleister
- Handwerker und Dienstleister
- Heizkostenabrechnungsfirmen
- Notare, Finanzierer und Banken
- Gerichte, Aufsichtsbehörden, Polizei, Grundbuchamt und Finanzamt
- Steuerberater, Anwälte, Berater
- Auskunfteien
Eine Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Unternehmens erfolgt ansonsten nur, soweit gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder gebieten, die Weitergabe zur Abwicklung und somit zur Erfüllung des Vertrages oder, auf Ihren Antrag hin, zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen erforderlich ist, uns Ihre Einwilligung vorliegt oder wir zur Erteilung einer Auskunft befugt sind. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z.B. sein:
- externen Steuerberater, Banken, Versicherungen
- Öffentliche Stellen und Institutionen (z.B. Staatsanwaltschaft, Polizei, Aufsichtsbehörden, Finanzamt) bei Vorliegen einer gesetzlichen pder behördlichen Verpflichtung
- Empfänger, an die die Weitergabe zur Vertragsbegründung pder -erfüllung unmittelbar erforderlich ist, wie z.B. [Handwerker, Dienstleister]
d.) Übermittlung in ein Drittland
Eine Übermittlung in ein Drittland erfolgt nicht und ist nicht beabsichtigt.
4. Zusätzliche Information
a.) Dauer der Datenspeicherung
Soweit erforderlich verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung bzw. zur Erfüllung vertraglicher Zwecke. Dies umfasst u. a. auch die Anbahnung und die Abwicklung eines Vertrages.
Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgeschriebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre.
Schließlich richtet sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die z. B. nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.
b.) Ihre Rechte
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Mitteilung nach Art. 19 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO.
Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs.
Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach Art. 7 DSGVO berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Bitte beachten Sie zudem, dass wir bestimmte Daten für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben ggf. für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen (siehe auch Punkt 4.a.)
Zur Wahrung Ihrer Rechte können Sie sich unter den in Punkt 1.a. angegebenen Kontaktdaten an uns wenden.
c.) Widerspruchsrecht
Soweit die Verarbeitung Ihre personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, haben Sie gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen. Diese müssen Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung muss der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen.
d.) Erforderlichkeit der Bereitstellung personenbezogener Daten
Die Bereitstellung personenbezogener Daten für die Entscheidung über einen Vertragsabschluss, die Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erfolgt freiwillig. Wir können eine Entscheidung im Rahmen vertraglicher Maßnahmen jedoch nur treffen, sofern Sie solche personenbezogenen Daten angeben, die für den Vertragsschluss, die Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen erforderlich sind.
e.) Automatisierte Entscheidungsfindung
Zur Begründung, Erfüllung oder Durchführung der Geschäftsbeziehung sowie für vorvertragliche Maßnahmen nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren bzw. Ihre Einwilligung einholen, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.